Gráficos Interactivos

Gráficos Interactivos

CONTROLES DE FORMULARIO

Para dotar de interactividad a nuestro gráfico vamos a utilizar los controles de formulario que Excel nos ofrece en la pestaña de la cinta de opciones Desarrollador como puede verse en la siguiente imagen:

Para insertar uno de los controles debemos ir a:

 grupo Controles – Insertar

y aparecerá el siguiente recuadro de opciones  con multitud de controles como vemos en la imagen:

El control que mejor nos sirve para nuestra tarea es la casilla de verificación porque los botones de opciones sólo nos brindan la posibilidad de tener una columna de datos seleccionada.

LA TABLA DE DATOS DEL GRÁFICO

Nuestra tabla es la siguiente.

Los datos están en las columnas A y B. Además tenemos otras dos columnas que serán los rangos que finalmente utilicemos para el gráfico.

1. Creamos el gráfico. El tipo que mejor nos encaja con los datos que queremos utilizar es el de líneas pero vamos a utilizar un gráfico de barras con fines didácticos. Los datos que hemos usado son los que en la imagen de la tabla aparecen en el recuadro cuyo nombre es GRÁFICO, es decir, el rango D3:E14, que aparentemente está vacío y que más adelante rellenaremos con fórmulas condicionales.

AÑADIENDO INTERACTIVIDAD CON CONTROLES DE FORMULARIO

2. Ahora incluimos la casilla para la serie Inferior, cambiamos el nombre por defecto a Inferior y con el botón derecho accedemos a sus propiedades (Formato de control). En la siguiente imagen vemos las propiedades de la casilla de verificación.

En la pestaña Control vamos al cuadro Vincular con la celda y seleccionamos la celda H2.

3. Añadimos de la misma manera la casilla para la serie Superior y ahora, en Vincular con la celda, seleccionamos la celda H3. Ahora tendremos algo como esto:

Si seleccionas la casilla Inferior, en la celda H2 aparece Verdadero, si seleccionas la casilla Superior aparecerá Verdadero en la celda H3.  Ah, vale ¿y eso para qué nos sirve? Ahora podemos construir nuestra las fórmulas que nos permitirán añadir o quitar los datos en el gráfico:

La fórmula es:

=SI(H$3=VERDADERO;B3;””)

siendo B3·el valor de la celda B3… y así en cada una de las celdas del rango del gráfico. Quizás te convenga echarle un vistazo a la función SI antes de seguir.

Y este es el aspecto que tendrá nuestra hoja, el gráfico, la fórmula de las celdas de datos, etc. Todo muy limpio y muy claro:

Como puede verse en la imagen anterior, al marcarse sólo la casilla de verificación INFERIOR en la tabla aparecerán los datos asociados al rango inferior.

AÑADIENDO UN TÍTULO DINÁMICO A NUESTRO GRÁFICO

Nos queda incluir una fórmula en la celda H4 que indique la(s) serie(s) de datos que se están pintando en el gráfico y conectarla a la caja de texto del Título del gráfico.

Nuestra fórmula será una SI anidada con una condición Y porque estaremos mirando los valores de H2 y H3 continuamente.

=SI(Y(H2=VERDADERO;H3=VERDADERO);»gráfico de datos «&D2&»-«&E2;SI(Y(H2=VERDADERO;H3=FALSO);»gráfico de datos «&D2;SI(Y(H2=FALSO;H3=VERDADERO);»gráfico de datos

Por último, para conectar el cuadro de texto del título del gráfico con la fórmula escrita en la celda H4 lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro de texto y escribir en la barra de fórmulas =H4, como ya vimos en otro artículo.

Atención, no vale escribir +H4, aquí esto no funciona, el signo = es básico.

Dashboard

Dashboard

¿Qué son?

Es una herramienta, que se compone de un conjunto de indicadores agrupados de diferentes maneras, de tal forma que permite rápidamente visualizar en un mismo lugar la información relevante de cualquier proceso que se haya medido para la futura toma de decisiones. Además permite identificar el estado o avance de los objetivos trazado.

¿Para que se utilizan?

Suelen utilizarse en grandes corporaciones y con herramientas de BI (Business Intelligence), sin embargo, se sigue usando Excel como herramienta principal para preparar estos reportes, no solo corporativamente, sino que también en las distintas áreas o departamentos de una empresa, en todos sus niveles.

Pasos para crear un dashboard:

Paso 1: Crear Base de Datos.

Tendrás que definir una Hoja como Base de Datos, donde dejarás Todos los datos que necesites en una tabla. Si bien deberían estar TODOS los campos, pero podrían no estar, ya que muchas veces se utilizan los Campos Calculados de alguna Tabla Dinámica posterior.

Paso 2: Crear Tablas Dinámicas

Crearás una o varias Tablas dinámicas, dependiendo de lo que Quieras Mostrar.
Ruta: Pestaña Insertar > Tabla Dinámica

Paso 3: Definir la Hoja del DashBoard

Deberás Definir una Hoja como Tablero de Control, donde estarán Todos los KPIs, gráficos y tablas (ejemplo: los Top 5, Máximos, Mínimos, Promedios, Totales, etc.) que necesites Mostrar.

Paso 4: Crear Gráficos Dinámicos

Según lo que se quiera mostrar visualmente en Gráficos, lo deberás crear en función de una Tabla Dinámica (Paso 2) que contenga dicha información e insertarlos en la Hoja del DashBoard (paso anterior). Ruta: Pestaña Insertar > Gráfico Dinámico Luego para mejorar la visualización, eliminaremos los Botones del Gráfico. Ruta: Analizar (Herramientas del Gráfico Dinámico) > Botones de Campo > Ocultar Todos

Paso 5: Tarjetas o Tarjetones

De los Indicadores de Gestión más Relevante (o KPI), los puedes destacar en los tarjetones. Para ello, necesitar insertar una “Forma” (Generalmente es cuadrada o Rectangular como una tarjeta Ruta: Pestaña Insertar > Forma seleccionas con un clic la forma, luego vas a la Barra de fórmulas y escribes “=” y seleccionas la celda que necesitas mostrar (por ejemplo: Ventas Mensual, Tasa de Instalación, Churn, etc.) y haces “enter”.

Paso 6: Insertar Segmentación de Datos y Escala de tiempo

Para insertar primero debes seleccionar la Tabla Dinámica, y aparecerá en la Cinta de “Herramientas de Tabla Dinámica” y seguir las siguientes Rutas:
Ruta: Herramientas de Tabla dinámica > Analizar > Insertar Segmentación de Datos Ruta: Herramientas de Tabla dinámica > Analizar > Insertar Escala de Tiempo Esto hacerlo en cada tabla dinámica donde necesites mostrar un dato en el DashBoard. Luego estas cortarlas y las pegas en el DashBoard. Puede resultar que como los Segmentadores de datos pertenecen a varias tablas dinámicas, estén inconexas entre ellos, para solucionar este problema, debes hacer lo siguiente: Seleccionar el segmentador de datos o Escala de tiempo, aparece en la cinta de opciones “Herramientas de Segmentación de Datos”.

Paso 7: Diseño al DashBoard

Aquí el diseño, debe responder a la pregunta, que quieres mostrar. Luego un poco de gusto y arte. Debes pensar que muchas veces “lo mucho “es feo y “lo poco” es Bonito, pero eso depende de muchos factores, allí ya es cosa de gustos.

Gráfico Dinámico

Gráfico Dinámico

¿Qué es?

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.

CÓMO CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO EN EXCEL

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Tablas Dinámicas

Tablas Dinámicas

¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA?

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para  poder obtener la información que necesitamos.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

Tablas

TABLAS

¿QUÉ ES UNA TABLA EN EXCEL?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.

CÓMO CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. CAMBIAR FÁCILMENTE EL ESTILO DE UNA TABLA

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

2. RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

3. FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de ordenamiento para cada columna.

4. REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. CREAR COLUMNAS CALCULADAS FÁCILMENTE

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. FILA DE TOTALES DE UNA TABLA

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila de totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación que deseamos aplicar.

7. IMPRIMIR UNA TABLA

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de Configuración, seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.

Formularios Con Macros

Formularios con Macros

Son conocidos como Userforms, sirven para ejecutar operaciones como el registro, actualización, eliminación o procesamiento de los datos existentes en Excel, o como una interfaz de usuario desde la que se pueden ejecutar macros previamente existentes.

¿Como se crean?

• Crear una tabla que corresponda a los datos que existen en el formulario
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• Grabar la macro: Se ubica el boton en la pestaña de programados o desarrollador.
• Realizar las acciones pertinentes para que se ejecute la acción
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• Crear botón para ejecutar macro
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